（左）サイボウズの長山さん（中）green school 生の山崎さん（右）シブカサの末原さん

ここまでは「仲間を見つけるにはどうしたら？」というお話を伺ってきましたが、ここからはサイボウズの長山悦子さん（以下長山）も交えて、マイプロジェクトを上手に回すためのコミュニケーションの方法について話しあってみます。

情報が流れてしまわないようにする

石村：　企画のスタートあたりで本業とのバランスはどうされていましたか？

末原：　昼働いて、夜プロジェクトのことをやってました。自分で全部やるのは無理なので、仕事を分散するのが大事。「ここは任せました」ってしてそれを管理する方が大事なのかな。あとは仕事時間を2時間とか3時間とか決めてきっちりやったほうがいい。

石村：　他のメンバーと時間が合わないようなこともあると思いますが、その場合にはどうやってコミュニケーションをとっていますか？

末原：　基本的に使ってるのは、Gmail、Googleカレンダー、Google docs、Twitter、サイボウズLive、Skypeですね。メーリングリストは使ってません。

サイボウズLiveが便利なのは情報が流れないことですね。やりとりを俯瞰できるので「あれどうなってるの？」というふうに全体の状況を把握することができて、目標の達成率が高くなることです。Twitterとかだと指示を出したら満足しちゃってそのまま流れて行ってしまう可能性がある。

Skypeは、メンバーが東京や埼玉など各地に散らばっているので、時間さえあわせればグループチャットもできて、集まらなくてもいいのでよく使っています。

小野：　メーリングリストはなんで使わないですか？

末原：　以前は使ってたんですが、人によっては、バイトが終わったら携帯にメールが50通たまってたという話を聞いて止めて、サイボウズLiveを使うことにしました。

石村：　50通たまってたら読まないですよね。

末原：　そう、読まれないってことは情報共有できてないってことですからね。ボランティアの方には仕事みたいに「責任持ってね」と伝えにくいこともあります。その中でできるだけ達成率を高くするのが大事です。

小野：　サイボウズLiveはグリーンズでもよく使っているのですが、使ってみると圧倒的に管理が楽だっていうのが感じられますよね。

サイボウズさんとも普段からサイボウズLiveでやり取りしてるんですが、いざミーティングをやるとだいたい30分以内に終わるじゃないですか。それは、その席につくまでにやり取りをお互いが開いてる時間にやってるからですよね。それがすごく気持ちよくて、他のクライアントさんともどんどん使いたいくらいですです。

長山： 使い慣れるとそう思ってもらえるんですが、最初の壁をどう越えてもらうかが課題ですね。「会社でサイボウズを使っている」という人はいいですが、最初はちょっと壁を感じるかもしれません。

例えばさっき末原さんが言っていたようにメーリングリストだと見てるかどうか分からないとか流れて行ってしまうとか、「不便だ」という体験があると、サイボウズLiveの良さを実感しやすいと思います。

山崎：　メーリングリストやFacebookグループだとコメントするのがいつも同じメンバーになってしまって、参加してくれない人が出てきてしまう気がするんですが、それは解消できるんでしょうか？

長山：　一部の人しか参加してこない理由には原因がいくつかあると思うんですよね。１つは情報が流れていっちゃって現状についていけない。ちょっと離れていた人とか、後から入った人がそれまでのやり取りを振り返れないと入りづらいですよね。サイボウズLiveはスレッドを分けて議論できるので、後から入った人がそれまでのやりとりを追いやすいんです。

「仕事」じゃない、マイプロジェクトならではの課題

サイボウズの長山さん。ご自身も小さな宿×ITをテーマにした「ヤドノマド」というマイプロジェクトで活動中

石村：　サイボウズLiveが向いているのはどんなシチュエーションなんでしょう？

長山：　向いてるのは目的や期日がある集まり、いわゆるプロジェクトですね。期日までにこれをしようという場合の進捗管理に力を発揮します。逆に、まずはブレストしようとか、不特定多数の人とコミュニケーションをとろうという場合にはFacebookやTwitterなどのほうが向いていると思います。

石村：　メンバーそれぞれにToDoを設定することもできるんですか？

長山：　はい、できます。

末原：　ToDo管理はありがたい機能の一つですね。例えばシブカサの提携店を100まで増やすという目標を決めたとしたら、そのためのToDoを各自に割り振って、その進捗状況を一つ一つ確認できる。

長山：　そうですね、それぞれの担当の活動状況をコメントに書いてもらって、ミーティングでおさらいしていけばスムーズに進んでいくと思います。

末原：　あと嬉しいのはリマインドメールを送ってくれることですね。メンバーにリマインドをいちいち送るのって気がひける時があるんですよ。送られた方はやらされてるって感じがしちゃうんじゃないかっていう気がして。それがToDoを振っておけば自動的にリマインドしてくれるというのはありがたいです。

小野：　それはマイプロジェクトならではかもしれないですね。仕事じゃないから。

末原：　そうですね、仕事じゃないんでメンバーそれぞれが自分からモチベーションを上げていく仕組みであってほしいわけです。もともとみんなやりたくてきてるわけですから、そのやる気を維持できる用にしたいですね。

長山：　リマインドメール以外にも、例えばイベントが近づいたときにたとえば「楽しみですね」だけでもいいのでちょっとしたコメントを入れると通知が届くので、さりげないリマインドになります。

大事なのはツールに振り回されないこと

サイボウズLiveのログイン後の画面。greenz.jpでも実際に使ってます

末原：　最近つらいのはツール増えすぎてどうしようかなってことですよね。我々の目的ってシブカサを広めることで、ツールを使いこなすことじゃない。いろいろなツールを使いこなして、それをみんなに教えてっていう作業がしんどくなってきて、何とかならないかなって思っています。

石村：　それはウェブリテラシーの問題でもありますよね。ウェブリテラシーに差がある時に情報共有するのにいいアイデアとか何かありますか？

長山：　サイボウズLiveは仕組みさえ把握してもらえば操作自体は簡単で、パソコンでもスマートフォンでもガラケーでも使えるので、リテラシーが低い人でもついていけるはずです。最初からリテラシーの差を埋めるツールにしたいと思って作っているので、使えると思いますよ。

石村：　ファックスを送れたりはしないんですか？

長山：　そこまではちょっと…（笑）

でも、ひと通りのことはワンストップで完結するので、いろいろ覚えなくてもここだけ見てくださいって言えるというのはあると思います。そうするとパソコンを使い慣れていないひとでも参加できますよね。


サイボウズLiveの紹介ムーヴィ

山崎：　是非使ってみたいと思うんですけど、他の人にサイボウズLiveを使ってもらうときに何か口説き文句みたいなものってありますか？

長山：　他のツールと違うのは「自分がどの書き込みを読んでいないのか」が一目瞭然というところですね。Facebookだとどこまで読んだかわからなくなってしまうことがあると思いますが、サイボウズLiveのホーム画面には自分が読んでない情報だけが表示されるので、初心者でもわかりやすいと思います。専用のiPhoneアプリもあるので、iPhoneユーザーにはアプリから入ってもらうと馴染みやすいかもしれません。

あと、プロジェクトを長くやっていると、例えばイベントとか同じ事を繰り返すことが多くなってくると思います。そういう時に以前にやった時のファイルや議論を振り返ることで、成功パターンを繰り返すことができます。マイプロジェクトが成功しやすくなる、というのは口説き文句になるんじゃないかと思います。

石村：　サイボウズLiveは様々なタスクが平行してあるようなプロジェクトの進捗管理には非常に有効だということがわかりました。仕事でもそれ以外でも、タスクの漏れというのはどうしても出てきてしまうものですが、それを防ぐためにちょっと使ってみたいと思います。

長山：　ぜひお願いします！

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